Nieprawidłowości przy rozliczaniu dotacji unijnych

Podmioty, które uzyskały dofinansowanie ze środków publicznych są zobowiązane w sposób szczególny do transparentnego i prawidłowego ich wydatkowania, prawidłowego rozliczenia i zamknięcia projektu dlatego podlegają rygorystycznym kontrolom Instytucji Zarządzających, Wdrażających ew. Pośredniczących. Za nieprawidłowość należy uważać jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa.

I. Naruszenie zasad dot. zamówień publicznych

Do najczęściej występujących nieprawidłowości w stosowaniu ustawy – Prawo zamówień publicznych należy tu zaliczyć:

1. Niestosowanie przepisów ustawy pomimo istnienia takiego obowiązku.

2. Nieprawidłowe przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia:

a. nieprawidłowe ogłoszenie b. nieprawidłowy wybór trybu zamówienia,

c. wybór oferty z rażącym naruszeniem ustawy,

d. niedozwolona zmiana Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) w trakcie postępowania,

e. żądanie niedozwolonych dokumentów potwierdzających doświadczenie wykonawcy.

3. Zaniżenie wartości szacunkowej zamówienia w celu ominięcia przepisów ustawy Prawo Zamówień

Publicznych (PZP)

4. Podzielenie zamówienia na kilka mniejszych w celu uniknięcia konieczności stosowania ustawy PZP –5. Zamieszczenie w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia parametrów, cech

i warunków utrudniających uczciwą konkurencję albo mających na celu wybór konkretnego

wykonawcy lub produktu.

6. Zlecanie robót dodatkowych z pominięciem lub naruszeniem ustawy

7. Deklarowanie robót dodatkowych jako roboty zamienne

8. Wybór trybu z wolnej ręki z naruszeniem przepisów ustawy.

10. Zamawiający wpłacił zaliczkę dostawcy przed dniem rozpoczęcia postępowania o zamówienie

publiczne.

11. Przeprowadzenie fikcyjnego postępowania.

II. Wydatek niekwalifikowany

Wydatki niekwalifikowane

Prawidłowa kwalifikacja wydatków jest jednym z najtrudniejszych obszarów w rozliczaniu projektów. Zwykle w wytycznych przedstawiane są dwie listy/dwa rodzaje wydatków: wydatki kwalifikowane i wydatki niekwalifikowane. Zgodnie z tymi kryteriami wydatek jest kwalifikowalny, jeżeli:

1) został poniesiony w ramach projektu realizowanego z odpowiedniego funduszu,

2) jest niezbędny dla realizacji projektu,

3) spełnia wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości

za daną cenę,

4) jest rzetelny, udokumentowany i możliwy do zweryfikowania;

5) jest spójny z obowiązującymi przepisami,

6) został uwzględniony w budżecie projektu

7) został faktycznie poniesiony i opłacony,

8) nie jest zakazany na mocy obowiązujących przepisów,

9) został poniesiony w okresie realizacji zadania.

III. Nieprzestrzeganie warunków kontraktu

IV. Nieprawidłowości w księgowości/błędne rozliczenie

Brak dokumentów księgowych lub nieprawidłowe dokumenty

Najczęściej błąd ten dotyczy braku wymaganych załączników. Do sprawozdania nie jest dołączona dokumentacja, np. plakatów, zdjęć ze spotkań, zaproszeń, recenzji, druków promocyjnych, list obecności uczestników szkoleń, materiałów prasowych itp.

V. Niewykonanie przedsięwzięcia

Niewykonane przedsięwzięcie

Dotyczy to zwłaszcza niezrealizowania wskaźników założonych we wniosku aplikacyjnym, np. liczby osób, które miały być przeszkolone w ramach projektu.

VI. Sfałszowane dokumenty uzupełniające/potwierdzające

VII. Operacja zakazana w działaniu/projekcie

VIII. Nadużycie/oszustwo

Realizacja projektu niezgodnie z przepisami prawa

Przykładem może tu być dokonywanie płatności gotówkowych przy transakcjach, których wartość przekracza równowartość 15 tys. euro. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie przewiduje sankcji dla podmiotów naruszających ten przepis. Jest to jednak podstawa do zakwestionowania wydatku jako kwalifikowanego w projekcie.

Pozostałe nieprawidłowości

1. Materiały promocyjne przedstawione jako koszty kwalifikowane są w rzeczywistości materiałami reklamowymi firmy, a nie materiałami promującymi projekt.

2. Nieprawidłowe opisy na fakturach i innych dokumentach księgowych.

3. Wykorzystanie zaliczek niezgodnie z przeznaczeniem.

4. Brak odpowiedniej wizualizacji.

5. Błędy we wnioskach o płatność.

6. Błędy rachunkowe.

7. Składanie wniosków o płatność po obowiązującym terminie.

Nieprawidłowości wskazane przez KE (Komisję Europejską) według kategorii:

1. Nieprawidłowości dotyczące rozliczania płatności oraz prawidłowości i rzetelności prowadzonych dokumentów księgowych

· 101 Brak księgowości/rozliczenia – Absence of accounts (nie istnieje rozliczenie płatności lub inne dokumenty księgowe potwierdzające wydatki),

· 102 Nieprawidłowości w księgowości/błędne rozliczenie – Incorrect accounts (rozliczenia płatności lub inne dokumenty księgowe potwierdzające wydatki zawierają błędy),

· 103 Sfałszowana księgowość/rozliczenie – Falsified accounts (rozliczenia płatności lub inne dokumenty księgowe potwierdzające wydatki zostały zmienione w drodze fałszerstwa i nie odpowiadają stanowi faktycznemu),

· 104 Brak księgowości/niedopełnienie obowiązku przedstawienia rozliczenia – Accounts not presented (rozliczenia płatności lub inne dokumenty księgowe potwierdzające wydatki nie zostały przedstawione przez podmiot),

· 199 Inne przypadki nieprawidłowych rachunków – Other cases of irregular account (inne nieprawidłowości związane z rozliczeniem płatności lub dokumentami księgowymi potwierdzającymi wydatki).

2. Nieprawidłowości dotyczące wniosków o dofinansowanie oraz prawidłowości i rzetelności przedstawianych dokumentów (wykrycie nieprawidłowości po zatwierdzeniu wniosku o dofinansowanie):

· 201 Brakujące lub niekompletne dokumenty – Missing or incoplete documents,

· 204 Nieprawidłowe dokumenty handlowe – Incorrect commercial documents,

· 205 Fałszywe lub sfałszowane dokumenty handlowe – False or falsified commercial documents,

· 206 Niewystarczające zaświadczenia – Insufficient certificares,

· 207 Nieprawidłowy/niekompletny wniosek o dofinansowanie – Request for aid incorrect or incomplete (zatwierdzony wniosek o dofinansowanie jest formalnie niepoprawny),

· 208 Sfałszowany wniosek o dofinansowanie – Request for aid falsified (zatwierdzony wniosek o dofinansowanie został zmieniony w drodze fałszerstwa i nie odpowiada stanowi faktycznemu),

· 210 Niekompletne dokumenty uzupełniające/potwierdzające lub ich brak – Supporting documents missing or incomplete (w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie brakuje wymaganych formalnie dokumentów lub są one niekompletne, np. nie zawiera wymaganych załączników, brak podpisu),

· 211 Nieprawidłowe dokumenty uzupełniające/potwierdzające – Incorrect supporting documents (przedstawiono niewłaściwe dokumenty),

· 213 Sfałszowane dokumenty uzupełniające/potwierdzające – Falsified supporting documents (przedstawione dokumenty uzupełniające/potwierdzające zostały celowo zmienione i nie odpowiadają stanowi faktycznemu – manipulacja na dokumentach),

· 214 Fałszywe lub sfałszowane zaświadczenia – False or falsified certificates,

· 299 Inne przypadki nieprawidłowości związane z dokumentacją – Other cases in irregular documents (inne przypadki nieprawidłowości dotyczące przedstawionej we wniosku o dofinansowanie dokumentacji).

3. Nieprawidłowości dotyczące kwalifikowalności

· 324 Działanie nie kwalifikuje się do przyznania pomocy – Measure not eligible for aid (działanie/projekt nie powinno być realizowane, np. przedsięwzięcie realizowane w ramach nieistniejącego działania),

· 325 Wydatek niekwalifikowany – Non eligible expenditure.

5. Nieprawidłowości dotyczące warunków zawartych w umowie:

· 601 Nieprzestrzeganie/niedotrzymywanie terminów – Failure to respect deadlines (zawarte w umowie lub decyzji terminy zostały przekroczone, np. terminy przesłania raportów zostały przekroczone),

· 602 Operacja zakazana w działaniu/projekcie – Operation prohibited during the measure (podmiot realizujący wykonał operację, która nie jest przewidziana w projekcie, np. zlecenie wykonania usługi, której nie obejmuje działanie/projekt),

· 604 Nieprzestrzeganie ustalonej lub uznanej ceny – Failure to respect a fixed or declared price,

· 605 Brak deklaracji lub spóźnione jej złożenie – Absence of declaration or late return (brak informacji wymaganej w umowie lub decyzji KE),

· 606 Niezgodne/niedozwolone współfinansowanie, łączenie pomocy z różnych źródeł – Incompatible cumulationt of aid,

· 607 Brak wymaganej ewidencji/dowodów/pisemnego poświadczenia – Absence of the evidence required,

· 608 Odmowa poddania się kontroli – Refusal of control,

· 609 Odmowa zapłaty – Refusal of payment,

· 610 Brak kontraktu lub niezgodności w kontrakcie – Absence or incompatibility of contract,

· 611 Kilka wniosków dla tego samego przedmiotu finansowania – Several request for the same subject (więcej niż jeden wniosek dla tego samego przedmiotu finansowania),

· 612 Nieprzestrzeganie innych przepisów/warunków kontraktu – Failure to respect other regulation /contract conditions,

· 614 Naruszenie zasad dotyczących zamówień publicznych – Infringement of the rules concerned with public works,

· 699 Inne nieprawidłowości dotyczące przyznawania pomocy – Other irregularities concerning the right to aid.

6. Nieprawidłowości dotyczące realizacji projektu:

· 810 Niewykonane przedsięwzięcie – Action not carried out (przedsięwzięcie nie zostało rozpoczęte),

· 811 Niezakończone (niekompletne) przedsięwzięcie – Action not completed (przedsięwzięcie nie zostało wykonane zgodnie z terminem zawartym w umowie lub decyzji),

· 812 Przedsięwzięcie wykonane niezgodnie z przepisami – Action not carried out in accordance with rules (przedsięwzięcie zostało zrealizowane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, np. budowlanymi),

· 821 Wydatki nieuzasadnione – unjustified expenditure,

· 822 Wydatki niezwiązane z okresem realizacji przedsięwzięcia – Expenditure not related to the period in which action carried out (przedstawione wydatki nie zostały poniesione w trakcie realizacji przedsięwzięcia),

· 823 Nielegalne wydatki – Expenditure not legitimate,

· 831 Nadmierne finansowanie – Overfinancing (zakwalifikowane wydatki są wyższe od rynkowych cen usług lub towarów),

· 832 Niewystarczający wkład publiczny/prywatny Kraju Członkowskiego – Insufficient contribution from the Member State/private (naruszenie zasad współfinansowania projektu),

· 840 Niezadeklarowany dochód/nieprzedstawione przychody – Revenue not declared,

· 850 Korupcja – Corruption,

· 851 Nadużycie/oszustwo – Fraud (art. 4 ust. 3 rozporządzenia 2988/95).